Membangun Budaya Kerja Produktif: Kisah Sukses 5S di Pabrik Gipsum Karawang
Saat pertama kali kami menginjakkan kaki di area produksi salah satu perusahaan manufaktur papan gipsum di Karawang, Jawa Barat, kami tahu bahwa potensi perbaikan di sana sangat besar. Perusahaan ini telah memiliki sistem produksi yang berjalan cukup stabil, namun manajemen menyadari adanya gap antara potensi dan kenyataan di lapangan—terutama dalam hal produktivitas dan kerapihan area kerja.
Mereka kemudian mengajak kami untuk berkolaborasi melalui sebuah program bertajuk: “Creating Shopfloor Productivity Through 5S Implementation”. Program ini berlangsung selama 6 bulan, mencakup hampir seluruh area kerja: produksi, warehouse, maintenance, office, dan departemen pendukung lainnya.
Apa yang kami temukan dan pelajari selama program ini adalah bukti bahwa budaya kerja yang rapi dan terstruktur bisa menjadi fondasi kokoh untuk peningkatan produktivitas yang berkelanjutan.
Masalah di Awal: “Kami Sudah Sibuk, Tapi Hasil Belum Maksimal”
Manajemen menyampaikan satu kalimat kunci di awal pertemuan kami:
“Kami merasa sudah bekerja sangat keras, tapi hasilnya belum sebanding. Banyak waktu habis hanya untuk mencari alat, menunggu informasi, atau memperbaiki kesalahan yang sama berulang kali.”
Kami melakukan assessment awal dengan observasi langsung di shopfloor dan wawancara dengan beberapa karyawan lintas departemen. Temuan-temuan awalnya cukup mencolok:
- Area kerja tidak tertata, sulit membedakan barang yang dibutuhkan dan yang tidak.
- Peralatan kerja berpindah tempat tanpa jejak, menyebabkan waktu terbuang hanya untuk mencari.
- Prosedur kerja tidak tertulis secara jelas, mengakibatkan variasi cara kerja antar shift.
- Visual management hampir tidak digunakan.
- Banyak “firefighting” di area maintenance, karena penanganan hanya bersifat reaktif.
Singkatnya, banyak aktivitas non-value-added yang tersembunyi dalam rutinitas harian. Dan itulah titik awal kami memulai perjalanan implementasi 5S.
Proses Implementasi: Langkah Demi Langkah Menuju Perubahan Budaya
Kami tahu bahwa 5S bukan sekadar soal kebersihan dan kerapihan. Ini adalah soal membangun habit kerja yang disiplin dan membentuk budaya kerja yang efisien. Karena itu, kami memulai bukan dari alat atau checklist, tapi dari mindset.
1. Sosialisasi dan Pelatihan: Menyamakan Pemahaman
Kami memulai dengan pelatihan dasar 5S untuk seluruh level: operator, supervisor, dan manajer. Tujuannya bukan hanya untuk memahami konsep 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke), tapi juga untuk menyadarkan bahwa setiap individu berperan dalam perubahan.
Kami menggunakan pendekatan yang ringan dan praktikal, disertai simulasi dan contoh nyata dari area mereka sendiri.
2. Mapping Area dan Audit Awal
Setiap departemen kemudian diminta untuk melakukan self-assessment terhadap area masing-masing. Kami bantu memfasilitasi mapping kondisi eksisting dan menetapkan area prioritas. Hasil audit awal menunjukkan skor 5S yang masih di bawah standar, tapi ini menjadi baseline penting untuk mengukur progres.
3. Quick Wins: Mulai dari yang Paling Mengganggu
Alih-alih langsung merombak semuanya, kami mulai dari masalah yang paling sering dikeluhkan: peralatan hilang, area kerja sempit, dan dokumen kerja tercecer.
- Di area produksi, kami bantu merancang sistem penyimpanan alat kerja dengan pendekatan shadow board dan labelisasi warna.
- Di warehouse, sistem lokasi barang dirombak total agar mudah dicari dan tidak tertukar.
- Untuk maintenance, dibangun tool station standar dan prosedur penempatan ulang alat setelah digunakan.
- Di area kantor, dokumen penting didigitalkan dan sistem arsip fisik diperbaiki dengan metode 3-laci sederhana: aktif, arsip, dan disposisi
4. Pembentukan Tim Improvement dan Komite 5S
Setiap departemen memiliki “champion” yang dilatih lebih lanjut untuk menjadi agen perubahan. Kami bantu bentuk Komite 5S lintas departemen yang bertugas mengawal program, mengadakan audit rutin, serta mengelola ide-ide perbaikan dari karyawan.
Peran dan Tanggung Jawab Masing-Masing
✅ 1. Komite Utama 5S
Anggota: Perwakilan manajemen, supervisor senior, perwakilan HSE/QC, improvement leader.
Fungsi: Koordinasi antar departemen, evaluasi program, dan pengambilan keputusan strategis.
Tugas Utama:
- Menyusun roadmap dan timeline implementasi 5S.
- Menyusun format audit, sistem reward, dan standardisasi lintas area.
- Mengadakan rapat evaluasi bulanan.
- Memberi arahan, dukungan sumber daya, dan memastikan keberlanjutan.
✅ 2. Ketua Komite 5S
Biasanya: Manajer Produksi atau Improvement Manager.
Tugas:
- Memimpin rapat dan pengambilan keputusan 5S.
- Memonitor progres tiap departemen.
- Menjadi role model dalam implementasi 5S.
✅ 3. Sekretaris Komite 5S
Biasanya: Staff improvement atau admin komite.
Tugas:
- Mencatat notulen rapat.
- Menyusun laporan berkala (audit, foto before/after, tracking progres).
- Mengelola dokumentasi dan komunikasi antar anggota.
✅ 4. Koordinator Departemen (Area Champion)
Biasanya: Supervisor atau team leader tiap departemen.
Tugas:
- Memimpin implementasi 5S di departemennya.
- Mengelola tim 5S di masing-masing sub-area.
- Bertanggung jawab terhadap hasil audit 5S internal.
- Memberi laporan dan feedback ke Komite Utama.
✅ 5. Tim 5S Area
Anggota: Operator, teknisi, admin dari masing-masing area kerja.
Tugas:
- Melakukan aktivitas 5S harian: sortir, penataan, pembersihan.
- Menjalankan improvement visual (label, garis, shadow board, dsb).
- Melaporkan kondisi tidak standar.
- Mengusulkan ide-ide perbaikan.
✅ 6. Tim Auditor 5S (Opsional, jika ingin sistematis)
Anggota: Lintas departemen, bukan dari area yang diaudit.
Tugas:
- Melakukan audit berkala.
- Memberikan nilai dan feedback berdasarkan kriteria standar.
- Mendorong objektivitas dan benchmarking antar area.
5. Audit Berkala dan Visual Management
Kami bantu kembangkan sistem audit 5S berkala dengan format yang ringan namun berdampak. Hasil audit dipajang di papan visual masing-masing departemen. Visual management seperti zonasi warna, garis pembatas, dan labelisasi mulai digunakan luas.
Dampak Nyata: Produktivitas Naik, Budaya Kerja Terbangun
Setelah enam bulan program berjalan, perubahan mulai terasa dan terlihat. Beberapa capaian konkret yang berhasil didokumentasikan:
- Waktu pencarian alat kerja berkurang hingga 60%
- Jumlah gangguan kerja akibat alat tidak tersedia turun 40%
- Skor audit 5S meningkat rata-rata 35 poin dari baseline awal
- Karyawan mulai proaktif memberi ide perbaikan (lebih dari 200 ide masuk dalam 4 bulan terakhir)
- Papan visual dan area kerja kini menjadi rujukan dalam company visit dari sister company mereka
Tapi yang paling penting: kebanggaan tim terhadap area kerja mereka meningkat. Banyak yang mulai merasa lebih nyaman dan lebih “memiliki” tempat kerja mereka.
Tips Sukses Menjalankan Komite 5S:
- Libatkan semua level: dari operator hingga manajemen.
- Berikan pelatihan awal dan refresh berkala.
- Gunakan visual management untuk hasil kerja komite: papan skor audit, zona kerja, dan foto before-after.
- Adakan kompetisi ringan antar tim: untuk membangun semangat dan ownership.
- Libatkan HR atau GA: untuk mendukung aspek budaya dan reward.
Refleksi: 5S Bukan Sekadar Program, Tapi Budaya
Sering kali, 5S dianggap hanya sebagai program kebersihan. Namun pengalaman kami membuktikan, jika dilakukan dengan pendekatan yang tepat, 5S bisa menjadi pondasi dari banyak perubahan besar: mulai dari efisiensi, kualitas, hingga semangat kerja tim.
5S juga bukan proyek yang selesai dalam 6 bulan. Ia harus tumbuh menjadi budaya yang terus dipupuk lewat kedisiplinan, kepemimpinan, dan contoh nyata di lapangan.
Ingin Meningkatkan Produktivitas dari Hal yang Paling Dasar?
Kami percaya bahwa peningkatan produktivitas tidak harus selalu dimulai dari teknologi tinggi atau investasi besar. Kadang, perubahan sederhana di lantai kerja—seperti tahu di mana meletakkan alat, menjaga area tetap bersih, dan punya sistem kerja yang konsisten—sudah bisa memberikan dampak besar.
Jika Anda merasa tim Anda bekerja keras tapi hasilnya belum optimal, mungkin sudah waktunya mengevaluasi fondasi kerjanya. 5S bisa menjadi langkah awal yang kuat.
Kami siap berdiskusi, berdampingan, dan membantu membangun budaya kerja yang lebih produktif dan membanggakan.
HUBUNGI KAMI >> KLIK UNTUK DISKUSI
“Perubahan besar dimulai dari disiplin kecil yang dilakukan setiap hari.”
Salam Produktivitas!